4月16日　「事務局の今」①。クロネコヤマト（株）が郵便局とタイアップ。郵送方法が一部代わります。宛名ラベルを二重、三重に貼ってしまいました。スミマセン！

　この1か月半ほど「事務局通信」が発信されていないと数人の方から指摘を受けました。大変失礼しました。今日から2、3回は、「理事長からのメッセージ」を通して「事務局の今」をお届けします。

　この1、2週間、事務局では、会員246人に対して、①「日本式ティーボールガイド」、②「ティーボール入門」、③最新の「理事長からのメッセージ」のコピー、④読売新聞と日本経済新聞電子版のコピー、更には、⑤３月開催した「第31回日本ティーボールセミナー」の登壇者の写真集を纏めてクロネコのヤマト便で送ろうとしています。

　その送り方について、様々苦労しています。実は、先月からクロネコヤマト（株）が郵便局とタイアップしたために、これまでのメール便で送れないというのです。即ち、集荷はクロネコヤマトの方、配達は郵便局員さんが行うとのこと。更に、そこには郵便物への様々な制約もあるというのです。それは透明の袋に冊子等を入れ、外から何が入っているか瞬時に分かるようにする必要があるということ。「役員各位」といった手紙が入ることは、NGだそうです。

　２月中旬に、クロネコヤマトの配達員でない本局勤務の方が、この新しい郵送方法を事務所に説明に来られたのですが、私は正確に理解できていませんでした。そのため私は、10日ほど前、本局まで自転車に乗って出向いたのですが、本局の担当者の説明がなかなか理解できませんでした。それで私は、優秀な仲間を連れてその日の夕方、再び本局に出かけ説明を受けました。それでも半信半疑で帰ってきました。

　4日前の金曜日、二人の優秀な学生アルバイトにお願いし、約2時間半に渡って、本局で説明された通り宛名書きをし、ラベルを張り、袋詰めしました。その日３日後の昨日、月曜日10時から15時の間に集荷のお願い、当日配達人が来られて、その荷物を見た瞬間、同僚に電話されたのです。

　やっぱりヤバイかも！私の心の声です。私は、本局で説明を受けた時、何回も「切手に代わるものを貼る必要はないか、バーコードはなくていいのか？」と質問し、先方は以前お渡しした「ヤマト運輸株式会社」の入ったシールに住所と名前を入れてくれば、それで大丈夫」との返事をもらっていました。

　しかし集荷の方は、「パソコンを開けて『ネコポス』に問合せると送り方が分かります」と説明。私は「そんなこと言われても、私はパソコンが苦手。だから、第一回目の説明会の時は事務長がいる時に来てもらい、私が十分この配達方法を理解できなかったので、パソコンに詳しい仲間と共に金曜日の夕方、再度本局まで確認に行ったのに・・・。」

　「ネコポス」により詳しい同僚から返事が来たようです。その同僚は私もよく知るIさん。Iさんからの説明でようやく理解できました。事務所には月曜日、学生アルバイトの有能なSさんがいます。Iさんからの電話にSさんにも出てもらい、その結果、Sさん、全てOKでした。Sさんはその日夕方17時半まで残業、新しい宛名ラベルはほとんど完成しました。ただ、電話番号を書く欄があり、それを把握できていない役員がいるのです。この方々の電話番号をこれから調べて、明日バーコード入りのラベルを作成し、先週貼ったラベルの上に、この新しいラベルを張ります。

　のような理由で、来週役員の方々にお送りする郵便物は、住所と名前のラベルは２重、３重に貼られています。この2、3週間の事務局とクロネコヤマトとの合作です。郵便物の見た目は美しくないですが、今回だけはご理解ください。

次回からは、①透明の封筒にラベルを張り、送り状なしで資料だけ皆様方へお送りするか、または、②お知らせを送付する場合は、84円の切手を貼って、A四判のコピー用紙４枚以内で、三つ折りして、お届けするかのいずれかになります。勿論大きな荷物の時は、今まで同様、③「宅急便」で送ります。

　この2週間、事務局とクロネコヤマトの楽しくもあり、少しばかりめんどくささも残るキャッチボールでした。

今世間を心配させている配達員不足、並びに大型車、タクシー等の運転手さん不足は、この事務所にも影響を及ぼしているのですね。